일, 시간, 성과 (예지은) - 삼성경제연구소

  인류에게 가장 공평하게 제공되는 것은 바로 시간이다. 이것은 무엇으로 살 수도 없고 바꿀 수도 없다. 그래서 인류의 형별은 늘 시간으로 결정된다. 그 결정에 형평성이 있는지는 모르겠지만 부자의 1년도 가난한 자의 1년도 동일하다.

  개인에게 시간 관리가 중요하듯 기업에서도 시간 관리는 중요하다. 피터 드러커는 "시간은 이 세상에서 가장 희소한 자원이다. 시간을 관리할 수 없다면 아무것도 관리할 수 없다"라고 말했다. 그렇다고 미친 듯이 뭔가를 해야 하는 건 아니다. 적절한 시간을 효율적으로 사용하느냐의 문제가 있다.

  시간 관리의 핵심은 해야 하는 일의 우선순위를 짜는 것과 같다. 일의 중요성과 긴급성으로 표를 만들어 일을 나눌 수 있다. 하지만 직장에서는 개인의 일상과 다른 큰 차이가 있다. 

  직장에서의 일은 온전히 '나'의 통제 아래 있지 않으며 자신의 성과에 직접적으로 영향을 주지 않는 일도 해야 하는 경우가 있다. 긴급하지 않거나 당장 성과가 나지 않더라도 미래를 위해 해야 하는 일도 있고 중요한 가치를 지니지 않지만 핵심 업무가 잘 돌아가기 위해서 꼭 해야 하는 일들도 있다.

  성공을 이룬 사람일수록 조금 더 먼 미래를 고려하여 계획을 세우는데 이를 '장시간 전망'이라고 한다. 그리고 모든 일에 충분한 시간과 돈을 투자할 수 없기에 일의 중요도나 긴급도에 다라 자원을 차등해서 사용해야 한다. 가장 중요한 몇 가지 일에 초점을 맞춰야 한다. 

  인간은 낙관주의적 편향을 가지고 있는데, 이로 인해 일의 계획을 세우는 시점의 의욕이 미래에도 계속되어 자신이 여전히 과업에 매진하고 있을 것이라고 예상한다. 하지만 모든 일은 항상 예상했던 것보다 오래 걸린다. 

  멀티태스킹을 하지 않으면 실제로 업무의 질이 높아진다. 멀티태스킹을 할수록 바쁘게만 보일 뿐 실제로 업무의 질은 떨어진다. 이는 특정 업무에서 다른 업무로 넘어갈 때 새로운 시작하는 업무에 온전히 주의력을 집중할 수 없기 때문이다. 이전 업무의 기억이 잔류하는 이 현상을 "주의 잔류물'이라고 한다. 완료되지 않은 과업이 정신을 지배하는 현상은 "자이가르닉 효과"라고 부르기도 한다. 

  이를 해결하기 위해서는 "차단 의식"이 필요하다. 잠시 멈추는 업무로 다시 돌아올 때 해야 하는 일을 기록해 둠으로써 뇌에게 더 이상 기억하지 않아도 됨을 알려주는 것이다. 혹은 '차단 완료!'라고 구호를 외쳐본다던지 안경을 닦고 자세를 고쳐 앉는다는 등의 반복적인 동작을 통해서 차단 의식을 만들 수 있다. 중요한 일을 하기 앞서 큰 비용을 지불하고라도 환경을 바꾸거나 외부의 자극에서 벗어나는 것을 "거창한 제스처"라고 한다. 이것은 일종의 매몰 비용이다. 

  유사한 업무를 할 때는 전환비용이 적게 들고, 따라서 새 업무를 하기 전에 집중에 필요한 시간이 절약된다. 이것은 뇌의 새로운 인지 영역을 사용하지 않고 이미 활성화된 인지 영역을 쓸 수 있기 때문이다. 

  재미있는 업무란 나의 능력도 적극 활용하고 업무 난이도도 어느 정도 높아서 깊이 집중해야만 과제를 효과적으로 수행할 수 있는 업무다. 

  단발성 업무를 관리하지 못하면 본질적 업무의 양적, 질적 저하를 가져오고 몰입저하, 업무 의욕을 떨어뜨리게 된다. 반복작업을 자동화하면 시간을 절약할 수 있고 휴먼 에러를 방지할 수 있다. 전체 업무를 작은 업무 단위로 쪼개서 기록해 보면 분명 반복되는 업무들을 찾을 수 있다.

  일을 많이 하면 능력 있다고 생각하는 경향이 있지만, 능력의 지표로 받은 '바쁨'은 역설적이게도 바빠질수록 능력을 제대로 바루히하지 못한다. 어차피 효율이 나지 않는 타이밍에는 애써서 일을 하면 안 된다. 작업자의 피로도 증가는 업무의 질을 떨어트릴 가능성이 높기 때문이다. 우리는 잠재의식 속에서 업무 수행 중 했던 고민을 지속하고 있기 때문에 열심히 일했다면 쉬는 것이 도움이 된다.

  몰입을 하려면 덩어리 시간이 필요한데 단발성 업무로 그 시간을 확보하는 것이 쉽지 않다. 그리고 회의는 그중 대표적인 것 중 하나다. 회의는 꼭 참석해야 하는 회의인지 판단하고 자신이 참석하여 기여할 부분이 있는지를 확인하고 참석하되 참석한다면 사전에 관련 내용을 꼼꼼히 확인해야 한다. 회의 중에라도 기여할 부분이 없다면 회의장을 나오도록 하고 회의를 통해 결정된 자신의 역할을 분명히 이해하고 공유해야 한다.

  메일 제목 앞에 납기일을 적어두면 메일을 확인하는 데 뺏기는 시간을 줄일 수도 있다.